Plan de Medidas para la Prevención....

 

No.

Puntos Vulnerables

Posibles Manifestaciones

Medidas a Tomar

Responsable

Ejecutante

Fecha de

Cumplimiento

1.

Proceso Docente Educativo.

  1. Afectación de la calidad del Proceso docente educativo.
  2. Fraude académico.
  3. Revelación de los exámenes antes de su aplicación.
  4. Incumplimiento de la planificación en el PDE.
  5. Falta de exigencia y profundidad en los controles, evaluaciones y categorización.

 

  1. Insuficiente calidad de la docencia.

 

  1. Pérdida de Valores

 

  1. Realizar constantes chequeos del Proceso Docente Educativo.
    1. Verificar que se cumplen las reglas de control y custodia de los exámenes.
  1. Realizar el Control Sistemático de la actividad docente y balances sistemáticos de la calidad del PDE.
  2. Verificaciones el cumplimiento del control de las evaluaciones, categorización y calificaciones del personal docente.
  3. Comprobar que se realice la evaluación de la efectividad y calidad de los controles.
  4. Controlar la aplicación del Sistema de Valores, Trabajo Educativo y su efectividad a nivel de carreras.

Subdirector docente.

Director

 

Subdirector docente

 

Subdirector docente

 

 

Subdirector docente

 

Subdirector docente

Coordinadores de carreras.

Subdirector docente

Coordinadores de carreras

 

Coordinadores de carreras

 

 

Coordinadores de carreras

 

Coordinadores de carreras

Según Plan

 

Según Plan

 

Según Plan

 

 

Según Plan

 

 

 

Según Plan

 

 

Según Plan

 

2.

Gestión de Superación y Postgrado

 

  1. Violación de las normas establecidas para la superación y el postgrado.
  2. Matrícula violando los procedimientos establecidos

1. Revisar y controlar las regulaciones establecidas sobre categorización y calificaciones del personal docente

2. Verificar el cumplimiento del proceso de   evaluaciones.

3. Controlar el proceso de matrícula.

Jefe de Departamento

 

Jefe de Departamento

Sec. Docente

Coordinadores de líneas 

 

Coordinadores de líneas

Téc. Secretaría  

Según Plan

 

 

Según Plan

 

Según Plan

3.

Emisión de Títulos, Índices y otra documentación

1. Que se violen de forma fraudulenta los mecanismos para la tramitación de estos documentos.

2. Matrícula violando los procedimientos establecidos.

1. Verificar periódicamente el cumplimiento de los mecanismos para la tramitación de estos documentos.

  1. Verificar que se cumpla lo establecido por parte del Comité de Ingreso.

Sec. Docente.

 

 

Sec. Docente

Téc. Secretaría   .

 

Téc. Secretaría  

Según Plan del Área.

Se analiza una vez en el curso.

4.

Exámenes de Ingreso.

1. Ocurrencia de fraudes por violaciones en el control y custodia de los exámenes.

  1. Verificar la aplicación y cumplimiento de lo establecido en las Resoluciones 02 y 03 del 2002 del MES, donde se aprueba y pone en vigor el Plan de Acción de Medidas de Seguridad y Protección Física a los Exámenes de Ingreso.

Director.

Subdirector docente

 

Durante todo el período de ingreso a la Educación Superior.

5.

Gestión de los proyectos.

1. Presentación de proyectos a título personal sin el adecuado tratamiento por la dirección del CUM.

2. Irregularidades con el uso / destino de los equipos, materiales y fondos financieros destinados al proyecto.

 

3. No realización de las conciliaciones de Jefes de Proyectos con la Dirección de Economía.

1. Realizar verificaciones al completamiento de los expedientes de proyectos.

 

2. Hacer verificaciones al proceso de recepción de los recursos que pudieran adquirirse por vía de proyectos.

 

  1. Efectuar comprobaciones a las conciliaciones de los proyectos.

 

Jefe de Departamento

 

Jefe de Departamento

 

 

Jefe de Departamento

Coordinadores de líneas 

 

Coordinadores de líneas 

 

 

Administrador

 

 Noviembre

 

 

Enero, Sept

 

 

 

Abril, Sept.

 

6.

Gestión de los inventarios y medios materiales.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Incumplimiento de los conteos del 10% mensual.

2. Demora en el procesamiento de las bajas de útiles y herramientas.

3. No coinciden los submayores de Inventario con las tarjetas de estiba y la existencia física real.

4. Relación no actualizada de las personas autorizadas para la solicitud de mercancías.

5. Condiciones deficientes de seguridad.

6. Existencia de inventarios ociosos.

7. Incumplimiento en las normas de distribución.

8. Uso inadecuado de unidades de medida en la actividad de mantenimiento, originando sobrantes de materiales fuera de control del almacén y de contabilidad.

  1. Verificar sorpresivamente el cumplimiento del plan de conteos del 10%.
  2. Comprobar el cumplimiento del procedimiento de baja y la oportunidad del mismo.
  3. Efectuar comprobaciones sorpresivas al proceso de recepción y salidas de productos del almacén.
  4. Verificar la relación de las personas autorizadas para la solicitud de materiales.
  5. Verificar el cumplimiento de las medidas para la seguridad de los locales.
  6. Verificar el cumplimiento del proceso de distribución de materiales a los docentes y estudiantes.
  7. Verificar las unidades de medida para la solicitud de materiales en la actividad de mantenimiento.

 

Director

 

Director

 

 

Director

 

 

Director

 

 

Administrador

 

Director

 

 

Director

 

 

Administrador

 

Administrador

 

 

Administrador

 

 

Administrador

 

 

Resp. Área

 

Administrador

 

 

Administrador

 

 

Según Plan

 

Mayo, Octubre

 

 

Según Plan

 

 

Septiembre

 

 

Permanente

 

Mensual

 

 

Permanente

 

7.

Gestión de   Activos Fijos Tangibles.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Medios en las áreas sin control. Sobrantes, Pérdidas y/o faltantes de medios.

2. Movimientos de medios sin evidencia documental.

3. Errores u omisión en la documentación de los AFT.

4. Responsables de áreas sin Acta de Responsabilidad Material o con actas desactualizadas.

5. Lentitud en la aplicación del procedimiento de baja.

6. No tener legalizados ni conciliados los inmuebles.

7. Sustracción de partes y accesorios de AFT en el momento de la tramitación de la baja.

1. Realizar controles a los conteos del 10%.

 

  1. Verificar de manera aleatoria la documentación que ampara los movimientos de AFT.

 

  1. Efectuar controles a la actualización de las actas de responsabilidad.

 

  1. Controlar el funcionamiento de la Comisión de baja técnica de AFT.
  2. Realizar verificación a la tramitación de la legalización de los inmuebles según el procedimiento establecido.

 

Administrador

 

 

Director

 

 

 

Director

 

 

Director

 

Director

 

Resp. Área

 

 

Administrador

 

 

 

Administrador

 

 

Administrador

 

Administrador

 

 

Mensual

 

 

Mensual

 

 

 

Mensual

 

 

Según Plan

 

Según Plan

 

8.

Gestión de cheques.

1. Solicitudes de cheques y/o facturas con datos incompletos o sin respaldo documental.

 

  1. Controlar la recepción de las solicitudes de cheques y las facturas e informes de recepción que los amparan.

2.  Verificar el control de los cheques.

Director

 

 

Director

Administrador

 

 

Administrador

Mensual

 

 

Mensual

9.

Gestión del efectivo.

1.  Pagos sin justificantes.

2. Liquidación de dietas sin los justificantes, fuera de fecha y/o sin detallar días de viaje.

3. Compra indebida de productos mediante vales de pagos menores debiendo ser por factura.

4. Devoluciones de salario realizadas fuera de término.

5. Extracción y traslado de dinero para el pago sin la debida seguridad.

 

1-2-3 Verificar que se realice el chequeo de los Anticipos para Viajes como control del cumplimiento de las Regulaciones Financieras.

4. Comprobar periódicamente el cumplimiento de los requerimientos en el uso de los vales de pagos menores.

5. Vigilar que las devoluciones de salario se realicen en el periodo establecido.

6. Verificar que se cumpla con el procedimiento establecido para extracción y traslado de dinero para el pago.

Director

 

 

 

Director

 

 

Director

 

Director

Administrador

 

 

 

Administrador

 

 

Administrador

 

Administrador

 

Mensual

 

 

 

Mensual

 

 

Mensual

 

Mensual

 

10.

Gestión de los recursos humanos y su control.

1. Violaciones de la disciplina laboral por incumplimiento de normativas internas del organismo o del reglamento ramal interno o del Código de conducta.

2. Insuficiente preparación del personal para el ejercicio de sus funciones.

3. Deficiente distribución de la carga de trabajo en algunos grupos.

4. No garantizar condiciones de trabajo de cada puesto.

 

1. Verificar que se efectúen controles sorpresivos al libro de asistencia y el aprovechamiento de la jornada laboral.

  1. Verificar que se cumpla la incorporación del personal a las acciones de capacitación que se realicen.
  2. Verificar que se cumpla la distribución adecuada de la carga de trabajo del personal.
  3. Verificar que se garanticen las condiciones de trabajo adecuadas de los trabajadores.

Administrador

 

 

Administrador

 

 

Administrador

 

 

Director

Téc. R.Human

 

 

Téc. R.Human

 

 

Téc. R.Human

 

 

Administrador

 

Mensual

 

 

Según Plan

 

 

30 de cada mes.

 

Mensual

 

11.

Gestión de Pagos de Salarios, Subsidios, Vacaciones y Estipendios.

1. Realización de pagos indebidos, autorizo de cobro incorrecto y/o falta de control de los mismos.

2. Que no se revise oportunamente y con la calidad requerida la nómina.

 

3. Acumulación indebida de vacaciones.

 

4. Reportes en nóminas de personal ajeno al centro.

  1. Realizar verificaciones al pago de las nóminas durante y con posterioridad a su ejecución.
  1. Comprobar aleatoriamente la calidad de la revisión de las nóminas que se realiza previo a su pago.
  2. Verificar que no se viole el acumulado de vacaciones establecido.

4.1 Verificar que se realice mensualmente el muestreo que contiene el total de los trabajadores del centro.

Administrador

 

 

Administrador

 

 

Administrador

 

Administrador

 

Téc. R.Human

 

 

Téc. R.Human

 

 

Téc. R.Human

 

Téc. R.Human

 

5 y 22 de cada mes.

 

Mensual

 

 

Mensual

 

Mensual

 

12.

Otorgamiento de plazas.

1. Acciones fraudulentas en el otorgamiento de plazas.

  1. Verificar el cumplimiento de los procedimientos que se establecen en este proceso para evitar el nepotismo, sociolismo y amiguismo.

Administrador

 

Téc. R.Human

 

Cuando corresponda

 

.

 

13.

Entrega y recepción de cargos.

1. No declarar los recursos materiales y financieros a cargo del cuadro que entrega.

2. No realizar entrega oficial dejando evidencia documental.

  1. Verificación de la confección de las actas por el área especializada y supervisión del proceso de entrega.

Director

Cuadros

Cuando corresponda

.

 

 

14.

 

Gestión de Seguridad Informática.

1. Incumplimiento de las regulaciones para el acceso a INTERNET y a las redes.

2. No existencia o actualización de la debida delimitación de los accesos al sistema.

3. No existencia de información lacrada de las claves de acceso al sistema y otros.

4. Presencia de personal no autorizado en las diferentes áreas.

5. Plan de seguridad Informática desactualizado.

6. No tener actualizado el control de las propiedades técnicas de las máquinas.

7. Introducir dispositivos (Memorias, disquetes y otros medios) contaminados.

 

1. Verificar que se mantenga la vigilancia para que se cumplan las regulaciones para el acceso a INTERNET y a las redes.

3. Verificar que existen y se controlan las claves de acceso al sistema.

4. Verificar que las claves de acceso al sistema se custodian adecuadamente.

5. Verificar de manera sorpresiva el cumplimiento de las regulaciones de acceso de personal no autorizado en las diferentes áreas.

6. Verificar periódicamente la actualización del Plan de seguridad Informática

7. Verificar el control de las propiedades técnicas de las máquinas.

8. Verificaciones sorpresivas a la actualización de los antivirus.

9. Verificar la actualización del registro para el control de las propiedades técnicas de los equipos.

Director

 

 

Director

 

Director

 

Director

 

 

 

Director

 

Administrador

 

Administrador

 

Administrador

 

Informáticos.

 

 

Informáticos.

 

Informáticos.

 

Informáticos.

 

 

 

Informáticos.

 

Informáticos.

 

Informáticos.

 

Informáticos.

 

Mensual

 

 

Mensual

 

Mensual

 

Mensual

 

 

 

Mensual

 

Mensual

 

Mensual

 

Cuando corresponda

 

15.

Seguridad, Protección y Custodia del Centro.

  1. Robos con fuerza.

 

  1. Acceso de personal no autorizado a las áreas.

 

3. Realización de actividades no autorizadas dentro del centro.

 

4. Violación de las normas de seguridad contra incendios.

 

5. Selección no adecuada del personal para custodia del centro.

  1. Verificar que se realice el chequeo al sistema de sellaje de todos los locales.

1.2 Verificar que se realicen controles a la documentación que sustenta la Guardia Obrera.

  1. Entrega del solapín a los trabajadores y verificar que se realicen los controles de acceso a los locales y su cumplimiento.

3. Comprobar el completamiento de los puntos y la constitución y funcionamiento de las brigadas contra incendios.

5. Depuración y completamiento del Cuerpo de Seguridad y Protección.

Administrador

 

 

Director

 

 

Administrador

 

 

Administrador

 

 

Administrador

Agentes

 

 

Administrador

 

 

Téc. R.Human

 

 

Téc. R.Human

 

 

Téc. R.Human

Diario

 

 

Semanal

 

 

Cuando corresponda

 

Permanente

 

Cuando corresponda

16.

Gestión de Inversiones

1. Desvío y descontrol de los recursos con destino al mantenimiento y reparación.

 

.

1. Verificar que se apliquen los procedimientos para el control de los recursos materiales.

2.1. Chequeo y revisión de los documentos de certificación de trabajos realizados y de terminación de obra.

Director

 

 

Director

 

 

Administrador

 

 

Administrador

.

Permanente.

 

 

Permanente

17.

Gestión del Presupuesto Aprobado.

1. 2. Registro de gastos de la actividad presupuestaria deficiente.

3. Ejecución de partidas no planificadas y sobreejecución de epígrafes.

1Verificar el cumplimiento del procedimiento en Registro de gastos de la actividad presupuestaria

5. Efectuar verificaciones a los aportes al presupuesto.

Director

 

 

Director

 

Administrador

 

 

Administrador

 

Mensual

 

 

Mensual

 

18.

Gestión de  planeación y estadística.

 

 

  1. Entrega fuera de fecha de la información a las distintas instancias.
  2. Recepción de la información primaria para la confección de los modelos estadísticos sin la calidad requerida.

Verificar la entrega oportuna de la información por parte de la comunidad universitaria.

Verificar se exija la entrega de la información con la calidad requerida a la comunidad universitaria.

Director

 

 

Director

 

 

Sec. Docente

 

 

Sec. Docente

Cuando corresponda

 

Cuando corresponda

19.

Gestión de los Eventos.

1. No presentación de la solicitud para la aprobación de eventos.

2. No actualización correcta de la lista de participantes.

3. Realizar gastos después de concluido el Evento.

4.- No coincidencia de la cantidad de participantes entre el informe estadístico con los gastos por concepto de almuerzos.

1.- Comprobar que se exija la presentación de la solicitud de aprobación de Eventos

2.- Comprobar la actualización de la lista de participantes en el Evento.

 3.- Hacer verificaciones sorpresivas a la cantidad de comensales durante el Evento.

Administrador

 

Administrador

 

Administrador

 

Especialistas designados.

Especialistas designados

Especialistas designados

Durante la organización y desarrollo del Evento.

20.

Gestión de Prevención

1. No actualización, control y cumplimiento del Plan de Prevención.

 

 

 

  1. Verificar el chequeo sistemático de la actualización, control y cumplimiento del Plan de Prevención.

2.- Verificar que se realicen revisiones periódicas al Plan de Prevención.

Director

 

 

 

Director

Administrador

 

 

 

Administrador

20/12, 30/3, 30/6, 30/9,

 20/12.

 

COMITÉ DE CONTROL INTERNO

 

No

Cargos

Nombre y Apellidos

Función que realiza

1

Presidente

Eduardo Alarcón Quintana

Director CUM

2

Secretario

Nelson Oduardo Cordovi

Administrador

3

Miembros

Mersonia Fuentes Losada

Subdirectora

4

Fredy M García Arroyo

Subdirector docente

5

Osmar Ramos Jorge

J. Departamento

6

Rigoberto Mendosa Cordovi

Secretario Docente

7

Misleydis Reina Arévalo 

 Sec. Gen S/S

8

Eduardo Aguilar Jerez 

S/G del NP

 

 

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